10 trucuri pentru organizarea eficienta a timpului de lucru

Pune in practica aceste trucuri privind organizarea a timpului de lucru si vei vedea cum devii mai eficient in tot ceea ce intreprinzi:

1. 1. • Ia cu tine o agenda si noteaza-ti toate activitatile pe care le ai zi de zi, timp de o saptamana. Astfel vei vedea exact cum iti petreci timpul si pe baza constatarilor tale, te poti gandi la imbunatatirile pe care le poti aduce, astfel incat sa realizezi lucrurile pe care le doresti cu o eficienta mai mare.

1. 1. • Stabileste un termen limita pentru fiecare activitate, care este importanta pentru obtinerea succesului tau. Scrie in dreptul fiecarei activitati timpul pe care il vei acorda si tine-te de programul pe care ti l-ai facut.

1. 1. • Planifica totul, in asa fel incat, minim 50% din timpul tau sa fie petrecut facand lucrurile care te ajuta cel mai mult in atingerea obiectivului pe care ti l-ai propus. Alege sa faci prioritar, acele activitati care iti aduc cele mai importante rezultate.

1. 1. • Planifica-ti si timpul in care vei accepta sa fii intrerupt. Stabileste o ora in care sa raspunzi la telefoane si in rest lasa-ti telefoanele pe silentios ( vei reveni cu un apel la cei care te-au sunat, in ora pe care ti-ai programat-o). Desigur, daca astepti un apel important, intr-o anumita zi poti sari peste aceasta regula, dar incearca sa te tii de ea si vei vedea cum devii mult mai productiv. Tot aici se incadreaza intreruperile generate de colegii de birou care vor diverse lucruri de la tine, sedintele etc.

1. 1. • In fiecare dimineata aloca 30 de minute pentru planificarea zilei tale. Nu iti incepe lucrul pana cand nu ai stabilit ce ai de facut. Aceasta activitate este poate cea mai importanta, daca vrei sa ai un control asupra timpului tau.

1. 1. • Inainte de a da un telefon sau de a face ceva anume, stabileste concret, ce vrei sa obtii. Aceasta actiune iti va arata ce anume urmaresti si ce rezultat ar trebui sa ai, daca faci cu succes ceea ce ti-ai propus. Sa luam un exemplu, pentru a intelege clar, la ce ma refer: daca ai de sunat un client, gandeste-te ce anume vrei sa obtii in urma acelei conversatii: o vanzare sau anumite informatii legate de clientul tau care iti vor fi mai apoi de folos in procesul de vanzare etc. Daca te gandesti inainte de a pune mana pe telefon ce anume vrei sa obtii si realizezi care este scopul cu care dai telefonul,  iti va fi mult mai usor sa porti conversatia, directionand-o in asa fel incat sa obtii informatiile pe care ti le-ai propus, de la clientul tau. Dupa fiecare activitate, mai aloca 4-5 minute pentru a verifica daca ti-ai atins obiectivul dorit, prin efectuarea acelei actiuni. Daca nu, afla ce nu a mers bine si ce anume ai putea face in plus, pentru ca, data viitoare cand efectuezi acea actiune, ea sa produca rezultatul dorit.

1. 1. • Pune pe usa un semn pe care sa scrie „Nu deranjati” de fiecare data cand nu vrei ca persoanele din jurul tau sa te intrerupa.

1. 1. • Impune-ti sa nu devii sclavul telefonului sau al e-mailului. Nu raspunde la telefon de fiecare data cand suna. Vezi cine te-a sunat si revino cu telefon in ora de dat telefoane pe care ti-ai programat-o. Dezactiveaza alerta de e-mail nou, care te atentioneaza de fiecare data cand primesti un e-mail. Mai mult decat atat, programeaza-ti 2 momente in timpul zilei ( unul dimineata si unul dupa masa) in care sa iti verifici inboxul.

1. 1. • Elimina distractiile venite din social media, cum ar fi Facebook-ul. Desigur, daca face parte din jobul tau sa promovezi oferta firmei pe site-urile de socializare, ignora acest sfat.

1. 1. • Tine minte ca este imposibil sa termini absolut tot ce ai de facut. Aminteste-ti si faptul ca, 20% din actiunile tale vor determina 80% din rezultatele dorite, pe care le vei obtine.

Pe langa aceste trucuri, iti propun sa pui in practica si o tehnica eficienta de management al timpului. Aceasta tehnica te ajuta sa finalizezi multe din activitatile pe care ti le propui sa le realizezi zi de zi. Ea suna astfel:

Concentreaza-ti atentia 100% pe o singura activitate, la un moment dat. Evita intreruperile si lucreaza la task-ul respectiv pana il termini. Astfel vei reduce la jumatate timpul necesar indeplinirii activitatii respective.